Transfer (Makigami)

Makigami ist eine Aufnahme, bei der ein Vorgang zeilenweise durch alle beteiligten Stellen verfolgt wird — sichtbar wird dabei vor allem, wie oft er die Zeile wechselt.

Beispiel:
Eine Wäscherei nimmt die Bearbeitung einer Reklamation auf. Auf dem Papier entstehen vier Zeilen: Annahme, Betrieb, Buchhaltung, Kundendienst.

Der Vorgang wandert 11 Mal zwischen diesen Zeilen hin und her. Reine Bearbeitung: 47 Minuten. Zeit im Haus: neun Arbeitstage. Neun der elf Übergaben passieren per Mail ohne feste Zuständigkeit, zweimal liegt der Vorgang bei jemandem, der gerade nicht da ist.

Zwei Übergaben ließen sich streichen, indem die Annahme den Gutschriftsbetrag selbst freigeben darf, solange er unter 50 Euro liegt. Das betrifft 8 von 10 Fällen. Die Zeit im Haus sank auf zwei Tage.

Der Wert der Aufnahme liegt nicht in den Minuten, sondern in den Sprüngen. Ein Vorgang, der zwischen vier Zeilen elf Mal wechselt, hat kein Tempoproblem, sondern ein Zuständigkeitsproblem.

Vorteile:
+ die Zeilen machen sichtbar, was in einer Ablaufliste unsichtbar bleibt: nicht die Schritte kosten die Zeit, sondern die Übergaben zwischen ihnen
+ sie ist die einzige Aufnahme, die Verwaltung und Dienstleistung ebenso gut abbildet wie eine Fertigung, weil sie keinen Materialfluss voraussetzt

Hinweise:
Aufgenommen wird ein einzelner echter Vorgang von Anfang bis Ende, nicht der Ablauf, wie er gedacht ist. Wer nach der Sollvorstellung zeichnet, bekommt drei Zeilen und keine Erkenntnis.
Die entscheidende Spalte ist nicht die Bearbeitungszeit, sondern die Liegezeit zwischen zwei Zeilen. Sie beträgt fast immer ein Vielfaches und wird fast nie erhoben, weil niemand sie verantwortet.