T-System (T-Karten)

Beim T-System hängt für jede wiederkehrende Aufgabe eine Karte an einer Tafel — sie heißt T-Karte, weil ihr breiter Kopf und der schmale Fuß ein T ergeben.

Beispiel:
In einer Instandhaltung standen die wiederkehrenden Arbeiten in einer Liste im Rechner. Wer wissen wollte, was diese Woche ansteht, musste jemanden fragen.

Jetzt hängt für jede Aufgabe eine Karte an einer Tafel mit Feldern für die Wochen. Die Karte ist zweifarbig: Vorderseite hell für offen, Rückseite dunkel für erledigt. Wer eine Arbeit macht, dreht die Karte um.

Von der Tür aus ist in zwei Sekunden zu sehen, wie viele Karten noch hell sind. Am Wochenende werden die gedrehten Karten in die nächste Fälligkeitswoche umgehängt.

Der Nutzen liegt nicht in der Karte, sondern im Blick von weitem. Eine Liste im Rechner sieht niemand im Vorbeigehen, eine Tafel mit zwölf hellen Karten schon.

In einer Verwaltung hängen an derselben Tafel die wiederkehrenden Fristen: der Monatsabschluss, die Prüfung der Vollmachten, die Aktenaussonderung.

Vorteile:
+ der Zustand ist ohne Anmeldung und ohne Nachfrage sichtbar — das ist der Unterschied zu jeder Liste, die man erst öffnen muss
+ das Umhängen am Wochenende ist selbst die Planung: Wer die Karten sortiert, hat den Wochenplan gemacht, ohne einen zu schreiben

Nachteile:
- die Tafel gilt nur für einen Raum: Wer nicht vorbeikommt, sieht sie nicht, und für verteilte Teams ist sie das falsche Werkzeug
- eine Karte kann verschwinden, und dann fehlt die Aufgabe ohne Spur — die Liste im Rechner bleibt deshalb als Bestand nötig