Qualifikationsmatrix

Die Qualifikationsmatrix — auch Kompetenzmatrix, Qualifizierungsmatrix oder Skill-Matrix genannt — zeigt auf einem Blatt, wer welche Tätigkeit kann. Links die Personen, oben die Tätigkeiten, im Feld die Stufe. Wichtig ist nicht die Tabelle, sondern was sie sichtbar macht: wo eine Tätigkeit an einer einzigen Person hängt und wie viele sie eigentlich beherrschen sollten. Dazu ein Plan, wer als Nächstes was lernt. Auf der Station, in der Sachbearbeitung, in der Kanzlei, im Labor, in der Leitstelle oder an der Linie — gearbeitet wird überall nach Tätigkeiten, und ausfallen kann jemand überall.

Sechs Schritte — in dieser Reihenfolge

Tätigkeiten Was in diesem Bereich jemand können muss.
Personen Wer hier arbeitet — Kürzel reichen.
Stufen setzen Je Feld: kann nicht, lernt an, selbstständig, anleiten.
Lücken lesen Wo weniger können, als gebraucht werden.
Schritte festlegen Wer lernt was bis wann, und mit wem.
Aktuell halten Einmal im Monat durchgehen — eine Matrix von vorletztem Jahr beantwortet nichts.

Vier Regeln — daran scheitern Qualifikationsmatrizen

Tätigkeiten, keine Stellen Eine Spalte je Tätigkeit, die jemand können muss — nicht die Stellenbeschreibung.
Kürzel reichen Hier stehen Angaben über einzelne Personen. Ganze Namen gehen, nötig sind sie nicht — „M. S.“ beantwortet die Vertretungsfrage genauso.
Einer ist kein Stand Was nur eine Person kann, ist kein Erfolg, sondern ein Risiko.
Nur so viel wie nötig Die Matrix bewertet niemanden und ist keine Personalakte. Sie beantwortet eine Frage: Wo lässt eine einzige Krankmeldung den Bereich stehen?

Die vier Stufen kann nicht bis anleiten: Ein Tipp auf ein Feld öffnet die Auswahl mit allen vier Stufen, jede kurz erklärt. Mitgezählt wird erst, wer selbstständig arbeitet — wer anlernt, ersetzt niemanden.
Das Soll eine Zahl je Tätigkeit: Die Frage dahinter: Wie viele Personen sollen diese Tätigkeit selbstständig können? Ohne diese Zahl bleibt jede Lücke Geschmacksfrage — zwei Leute sind viel oder wenig, je nachdem.
Nur einer der Grund für die ganze Matrix: Kann eine Tätigkeit nur eine Person, steht das rechts als Befund — mit Namen. Fällt sie aus, steht der Bereich.
Das leere Blatt zum Ausfüllen mit dem Stift: Vier Seiten A3 quer zum Ausdrucken: die Anleitung, die Matrix mit leeren Kreisen, die Nachweise und die nächsten Schritte. Was du hier eingetragen hast, ist vorgedruckt.

Deine Matrix

Erst ein Beispiel ansehen?

Drei ausgefüllte Matrizen aus ganz verschiedenen Bereichen — bei allen ist nichts mehr zu klären, und trotzdem zeigt jede, wo es eng wird.

Registrierung nötig — damit deine Matrix gespeichert wird

Ausfüllen und prüfen kannst du hier ohne alles. Zum Speichern und für beide Blätter als PDF brauchst du eine kostenlose Registrierung.

Am besten Kürzel oder Vornamen — ganze Namen gehen genauso, wenn es bei euch so üblich ist. Der Grund: Was hier steht, sind Angaben über einzelne Personen, und sie bleiben gespeichert — in deinem Konto hier, im PDF, im Ordner, in der Mail, an die es weitergeht. Je weniger davon einer bestimmten Person zuzuordnen ist, desto weniger muss man aufpassen, wer es in die Hand bekommt. Für die Vertretungsfrage reicht ein Kürzel vollkommen. Personalnummern gehören nicht hierher.

Für welchen Bereich? Bereich, Linie, Station oder Abteilung. Steht oben auf dem Blatt und in deiner Liste gespeicherter Matrizen.

Stand vom

1Die Tätigkeiten

Was muss hier jemand können? Eine Zeile je Tätigkeit — sie wird später eine Spalte der Matrix. Daneben beantwortest du eine einzige Frage: Wie viele Personen sollen diese Tätigkeit selbstständig können? Zwei ist der übliche Anfang — bei einer einzigen steht der Bereich, sobald sie ausfällt.

2Wer kann was

Links eine Zeile je Person. Ein Kürzel genügt — ganze Namen gehen auch; empfohlen sind Kürzel, weil hier Angaben über einzelne Personen gespeichert werden und niemand, der das Blatt in die Hand bekommt, zuordnen können muss, wer was nicht kann. Ein Tipp auf ein Feld öffnet die Auswahl mit den vier Stufen, jede kurz erklärt. Unter jeder Tätigkeit steht, wie viele sie selbstständig können und wie viele gebraucht werden. Sind es viele Spalten oder viele Zeilen, schiebst du die Matrix nach rechts und nach unten — die Tätigkeiten oben und die Namen links bleiben dabei stehen.

kann nicht Kennt die Tätigkeit nicht oder darf sie nicht machen.
lernt an Arbeitet mit, aber nur unter Anleitung.
selbstständig Macht die Tätigkeit allein, ohne Rückfragen.
kann anleiten Arbeitet allein und bringt es anderen bei.

3Nachweise mit Ablauf (optional)

Was nicht ewig gilt: Einweisung, Befähigung, Schein, Unterweisung. Die Prüfung meldet, was abgelaufen ist und was in den nächsten 60 Tagen abläuft. Trag nur ein, was für die Arbeit nötig ist — keine Gesundheitsdaten.

4Nächste Schritte

Aus der Matrix wird erst ein Plan, wenn dasteht, wer was bis wann lernt und wer anleitet. Steht jemand auf „lernt an“ und hier kein Schritt dazu, sagt die Prüfung das.