Acht Elemente der Arbeitsstruktur im Büro

Die Arbeitsstruktur teilt alles, was in einem Büro anfällt, in acht Kategorien ein — und für ein gut laufendes Büro muss jede davon einen Standard haben.

Beispiel:
Die Arbeitsinhalte im Büro sind überall dieselben, nur die Ordnung fehlt meist. Ohne Kategorien lässt sich nicht sagen, wo es hakt, und erst recht nicht, was verbessert werden soll.

Die acht Elemente sind: Gesundheit am Arbeitsplatz, Betriebsmittel und Verbrauchsmaterial, Prozessablauf, Schnittstellen, Informationssystem, schriftliche Kommunikation, mündliche Kommunikation und kundengeführte Kommunikation.

Der Nutzen zeigt sich beim Durchgehen. Eine Verwaltungsstelle nannte als Hauptproblem „zu viel Arbeit“. Kategorie für Kategorie durchgesprochen, kam etwas anderes heraus: Bei den Schnittstellen fehlte für vier Übergaben eine Vereinbarung, wer wann was liefert. Beim Informationssystem lagen dieselben Angaben an drei Stellen. Von der Menge der Arbeit war am Ende keine Rede mehr.

Ein zweiter Nutzen ist die Vertretung. Wo der Prozessablauf steht, steht auch, wer ihn ausführt und wer vertritt. Fehlt beides, hängt eine Aufgabe an einer Person — und mit ihr der Termin.

Vorteile:
+ acht feste Kategorien machen aus „bei uns läuft es nicht rund“ eine Liste von Stellen, an denen konkret etwas fehlt
+ sie sind in jedem Büro gleich, egal ob Verwaltung, Kanzlei, Klinikverwaltung oder Bauleitung — dadurch lassen sich Lösungen übertragen

Hinweise:
Die Reihenfolge ist keine Rangfolge. Womit begonnen wird, entscheidet der Bereich selbst, nicht die Nummer in der Liste.
Nicht jede Kategorie braucht ein eigenes Dokument. Ein Standard kann ein Aushang, eine Karte am Schrank oder ein Feld im vorhandenen System sein.