Process Mining

Process Mining, auf Deutsch etwa Prozess-Schürfen, liest aus den Zeitstempeln der IT-Systeme heraus, wie ein Ablauf tatsächlich gelaufen ist — nicht, wie er geplant war.

Beispiel:
Jedes System schreibt mit, wann etwas passiert ist: Auftrag angelegt, geprüft, freigegeben, geliefert, berechnet. Aus diesen Spuren lässt sich der wirkliche Weg jedes einzelnen Vorgangs rekonstruieren.

Bei einer Auswertung von 18.000 Aufträgen kam heraus: Der geplante Ablauf mit sechs Schritten wurde in 41 Prozent der Fälle eingehalten. Es gab 214 verschiedene tatsächliche Wege. Der häufigste Abweichler war eine Freigabeschleife, die 3.100-mal zweimal durchlaufen wurde.

Das ist der eigentliche Wert: Solche Zahlen sind mit Beobachtung oder Befragung nicht zu bekommen. Niemand kann sagen, wie oft eine Schleife im Jahr auftritt.

Die Grenze liegt bei dem, was das System nicht sieht. Ein Anruf, eine Rückfrage über den Flur, ein Zettel — davon steht nichts in den Daten. Die Auswertung zeigt den digitalen Schatten eines Ablaufs, nicht den Ablauf.

Vorteile:
+ es misst alle Vorgänge, nicht eine Stichprobe — dadurch werden seltene, aber teure Sonderwege überhaupt erst sichtbar
+ die Häufigkeit einer Abweichung ist eine Zahl statt einer Vermutung, und das beendet die meisten Diskussionen über Ursachen

Hinweise:
Was außerhalb der Systeme passiert, taucht nicht auf. Wer nur die Daten ansieht und nicht vor Ort war, übersieht genau die Arbeit, die niemand erfasst.
Personenbezug ist heikel. Aus Zeitstempeln lässt sich Arbeitsverhalten einzelner Personen ablesen — dafür braucht es eine klare Vereinbarung, bevor ausgewertet wird.