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REFA-Arbeitssystem
Zerlegt einen Arbeitsplatz in seine sieben Bestandteile. So findet man heraus, woran es liegt, wenn eine Arbeit nicht rundläuft.
SIPOC-Methode
Wer einen Arbeitsplatz oder einen Vorgang beschreiben soll, zählt meistens auf, was dort steht: Bohrmaschine, Tisch, Bohrer. Oder Schreibtisch, Stuhl, Computer. SIPOC fragt stattdessen fünf Mal von außen nach — wer liefert, was geht hinein, was passiert, was kommt heraus, wer bekommt es. Dabei fällt auf, was einem sonst erst hinterher einfällt: die Druckluft, das Kühlwasser, die Briefmarken, der Mülleimer. Fünf Buchstaben, eine Seite, und danach steht eine Anforderungsliste statt einer Vermutung.
Die fünf Buchstaben — und was davor steht
- Arbeitsaufgabe
- Ein Satz, wozu es diesen Arbeitsplatz oder Vorgang gibt. SIPOC fragt ihn nicht ab — deshalb steht er hier davor.
- Beispiel Produktion
- Löcher in eine Stahlplatte bohren.
- Beispiel Büro
- Die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens führen.
- Hinweis
- SIPOC selbst kennt dieses Feld nicht. Ohne die Aufgabe sammelt man Zulieferer und Eingänge für einen Zweck, den keiner ausgesprochen hat.
- Zulieferer (Suppliers)
- Zulieferer und Dienstleister — wer den Arbeitsplatz von außen versorgt.
- Beispiel Produktion
- Der Arbeitsschritt davor mit der Stahlplatte, der Stromlieferant, der Lieferant für Bohrer und Entgrater, der Wasserversorger für die Kühlflüssigkeit, die Druckluftversorgung.
- Beispiel Büro
- Die Mitarbeiter mit ihren Ein- und Ausgangsrechnungen, der Stromlieferant, der Lieferant für Bürobedarf, der Internetanbieter, der Telefonanbieter, die Post, der Reinigungsdienst.
- Hinweis
- Zulieferer ist nicht nur, wer Material bringt. Auch der Stromlieferant, der Wasserversorger, der Internetanbieter und der Reinigungsdienst gehören hierher — und genau die fallen zuerst aus.
- Eingabe (Input)
- Alles, was hineingeht: Material, Verbrauchsmaterial, Energie, Informationen.
- Beispiel Produktion
- Stahlplatte, Zeichnung der Abteilung davor, Strom, Kühlwasser, Druckluft, ein kleiner Bestand Bohrer und Entgrater.
- Beispiel Büro
- Ein- und Ausgangsrechnungen, Strom, Internet, Telefon, Papier, Druckerpatronen, Heftklammern, Klebeband, Kugelschreiber, Textmarker, Briefumschläge, Briefmarken.
- Hinweis
- Was regelmäßig verbraucht wird, gehört hierher — auch das, was niemand einzeln bestellt: Kühlwasser, Druckluft, Druckerpatronen.
- Ablauf (Process)
- Was im Ablauf geschieht, damit die Aufgabe erfüllt wird — Schritt für Schritt.
- Beispiel Produktion
- Zeichnung ansehen, Löcher mit Stahllineal und Körner anreißen, Platte in den Schnellspanner spannen, bohren, entgraten, Späne mit Druckluft wegblasen.
- Beispiel Büro
- Rechnungen der Mitarbeiter annehmen, fehlende Angaben telefonisch klären, doppelte Buchführung am Computer, Monatszusammenfassung ausdrucken, Brief an die Steuerberatung zur Post geben.
- Hinweis
- Hier fällt die halbe Eingabe erst auf — Entgrater, Druckluft, Druckerpatronen. Und nur aus diesen Schritten lassen sich die Betriebsmittel ablesen — Bohrmaschine, Drucker, Taschenrechner: SIPOC fragt sie nirgends ab.
- Ausgabe (Output)
- Alles, was herauskommt — auch das, was niemand haben will.
- Beispiel Produktion
- Die gebohrte Stahlplatte, die weitergereichte Zeichnung, Späne, gebrauchtes Kühlwasser, verschlissene Bohrer.
- Beispiel Büro
- Der Brief an die Steuerberatungsgesellschaft, verschickte E-Mails, die Rechnungen fürs Archiv, Papiermüll.
- Hinweis
- Abfall ist Ausgabe. Wer ihn vergisst, plant den Arbeitsplatz ohne Entsorgungsstation und ohne Mülleimer.
- Kunde (Customer)
- Der interne oder externe Kunde — und wer eine Aufgabe abnimmt.
- Beispiel Produktion
- Die nächste Abteilung bekommt Platte und Zeichnung, die Entsorgungsstation nimmt Späne und Kühlwasser, die Müllabfuhr holt den Müll ab.
- Beispiel Büro
- Der Geschäftsführer bekommt die Zusammenfassung per Mail, das Archiv bekommt die Rechnungen, die Steuerberatungsgesellschaft bekommt den Monatsabschluss, der Reinigungsdienst leert den Mülleimer.
- Hinweis
- Kunde ist auch der Kollege am nächsten Schritt, das Archiv und die Müllabfuhr — nicht nur der, der bezahlt.
Der Bogen
Erst ein Beispiel ansehen?
Füllt den Bogen darunter mit einem durchgesprochenen Fall — zum Anschauen, Überschreiben oder Löschen.
Arbeitsaufgabe
Ein Satz: Was soll hier entstehen? In der Fertigung „Löcher in eine Stahlplatte bohren“, im Büro „die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens führen“. Steht hier mehr als ein Satz, sind es meist zwei Aufgaben.
S Zulieferer (Suppliers)
Wer etwas liefert, versorgt oder wartet: der Arbeitsschritt davor, Lieferanten für Material und Werkzeug, Strom, Wasser, Druckluft, Internet, Telefon, Post, Reinigung, Wartungsfirmen.
I Eingabe (Input)
Alles, was hineingeht, damit gearbeitet werden kann: Material und Verbrauchsmaterial, Energie, Werkzeugbestand, Unterlagen, Daten und Informationen. Auch das, was nur ab und zu gebraucht wird.
P Ablauf (Process)
Die Schritte nacheinander, je Zeile einer — vom ersten Handgriff bis zur Übergabe. Prüfen, Rückfragen und Warten gehören dazu — in der Werkstatt genauso wie am Schreibtisch oder zu Hause.
O Ausgabe (Output)
Was herauskommt: das Ergebnis, Zwischenergebnisse und Unterlagen für den Nächsten — und alles, was übrig bleibt: Späne, Ausschuss, Altpapier, Daten zum Archivieren.
C Kunde (Customer)
Wer die Ausgabe bekommt — innen wie außen: der nächste Arbeitsschritt, eine andere Abteilung, das Archiv, der Endkunde. Und wer eine Aufgabe abnimmt: Entsorgung, Müllabfuhr, Dienstleister.
