5W2H-Methode

5W2H steht für fünf englische Fragen mit W und zwei mit H: What, Why, Where, When, Who sowie How und How much — was, warum, wo, wann, wer, wie und wie viel.

Beispiel:
Ein Antrag auf eine neue Ablage kam mit einem Satz: „Wir brauchen ein zweites Regal.“ Beschlossen wurde nichts, weil niemand die Folgen abschätzen konnte.

Mit den sieben Fragen sah es so aus. Was (What): ein zweites Regal für laufende Vorgänge. Warum (Why): weil 40 Mappen keinen festen Platz haben. Wo (Where): an der Wand neben dem Drucker. Wann (When): bis Monatsende. Wer (Who): die Teamleitung bestellt. Wie (How): über den vorhandenen Rahmenvertrag. Wie viel (How much): 340 Euro.

Das zweite H ist der Unterschied zu allen ähnlichen Listen: How much, also die Frage nach dem Aufwand.

Die letzte Frage ist der Unterschied zu den anderen Listen. Sie macht aus einer Idee einen entscheidbaren Vorschlag — ohne Betrag entscheidet niemand, und der Vorschlag wandert von Runde zu Runde.

In einer Klinik wird dieselbe Liste für Verbesserungsvorschläge benutzt, in der Instandhaltung für Ersatzbeschaffungen.

Vorteile:
+ die Frage nach dem Aufwand gehört zur Beschreibung, nicht in eine spätere Prüfung — dadurch wird in derselben Runde entschieden, in der berichtet wird
+ sieben kurze Antworten passen auf eine halbe Seite; ein Vorschlag, der länger ist, wird nicht gelesen

Hinweise:
Wie viel meint nicht nur Geld. Bei Vorschlägen ohne Anschaffung ist die Arbeitszeit die ehrlichere Zahl.
Die Methode ist nahezu dieselbe wie die 7W-Checkliste. Wer beide im Haus hat, sollte sich für eine entscheiden — zwei ähnliche Formulare nebeneinander führen dazu, dass keines gepflegt wird.