Zielzustände

Ein Zielzustand beschreibt, wie ein Ablauf in wenigen Wochen aussehen soll — nicht das ferne Ziel, sondern der nächste Zustand, den noch niemand kennt.

Beispiel:
Ein Bereich wollte die Durchlaufzeit von 12 auf 2 Tage senken. Das war die Richtung, aber kein Zustand, an dem sich jemand am Montag orientieren konnte.

Der Zielzustand für die nächsten vier Wochen lautete: Jeder Vorgang wird am Tag des Eingangs gesichtet, und vor dem zweiten Schritt liegen nie mehr als sechs Vorgänge. Das ist nachprüfbar, und es war beim Festlegen noch unklar, wie es erreicht wird.

Genau das ist der Unterschied zu einer Maßnahme: Eine Maßnahme weiß schon, was zu tun ist. Ein Zielzustand beschreibt, wo man hinwill, und der Weg wird in kurzen Versuchen gefunden.

Ist der Zustand erreicht, wird er zum neuen Ausgangspunkt, und der nächste Zielzustand wird gesetzt.

In einer Kanzlei hieß der Zielzustand: Jede Akte, die hereinkommt, hat nach 24 Stunden einen Bearbeiter und einen Termin.

Vorteile:
+ er ist nachprüfbar, ohne eine Lösung vorzuschreiben — dadurch bleibt Raum für Versuche, und niemand muss so tun, als kenne er den Weg schon
+ die kurze Frist macht Irrtümer billig: Vier Wochen in die falsche Richtung kosten wenig, zwei Jahre kosten viel

Nachteile:
- ein Zielzustand, dessen Weg schon feststeht, ist in Wahrheit ein Plan — dann entfällt der eigentliche Nutzen, das Lernen unterwegs
- ohne regelmäßigen kurzen Abgleich verfällt er innerhalb weniger Wochen zu einem Aushang