PFEP (Plan for Every Part)

PFEP steht für Plan for Every Part, auf Deutsch Plan für jedes Teil: eine einzige Liste, in der für jedes Teil festgehalten ist, woher es kommt, wie viel gebraucht wird und wo es liegt.

Beispiel:
Ein Hersteller von Laborgeräten führt 1.900 Kaufteile. Die Angaben dazu lagen an sechs Stellen: Verbrauch im Warenwirtschaftssystem, Lieferzeit in einer Excel-Tabelle des Einkaufs, Lagerplatz auf Zetteln am Regal, Behältergröße nirgends.

Die PFEP führt alles in einer Zeile je Teil zusammen: Nummer, Bezeichnung, Verbrauch je Woche, Lieferant, Wiederbeschaffungszeit, Behälter, Menge je Behälter, Lagerplatz, Verbrauchsstelle, Mindest- und Höchstmenge.

Erst danach ließ sich der Supermarkt einrichten: Ohne Behältergröße und Wiederbeschaffungszeit lässt sich keine Mindestmenge rechnen. Von 1.900 Teilen fehlte bei 640 mindestens eine der beiden Angaben.

In einer Klinikapotheke ist es dieselbe Liste, nur mit Medikamenten und Verfallsdaten statt Behältern.

Vorteile:
+ sie ist die Voraussetzung für fast alles andere: Supermarkt, Routenzug und Bestandsrechnung brauchen dieselben Angaben, und ohne eine gemeinsame Quelle rechnet jeder mit anderen Zahlen
+ das Anlegen deckt die Lücken auf — meist fehlen genau die Angaben, an denen später die Steuerung scheitert

Hinweise:
Eine PFEP ist nur so viel wert wie ihre Pflege. Wer sie einmal anlegt und danach nicht bei jeder Änderung nachzieht, hat nach einem Jahr eine sechste Quelle zusätzlich zu den fünf vorhandenen.
Sie gehört an eine Stelle mit einer verantwortlichen Person. Eine Liste, die jeder ändern darf und niemand pflegt, wird zuerst ungenau und dann ignoriert.